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城建档案的专业档案种类较多,特别是城市建设工程管理类、工业民用建筑类档案有很高的查找利用价值,为领导决策、城市建设、经济建设、修史编志、房产登记、房地产纠纷、学术研究等提供大量可靠的原始凭证和参考资料。

近几年,随着城建档案馆档案查阅利用在接待人次、调卷数量、出具证明等方面的工作量逐年增加,城建档案服务社会的效能也不断加强,馆藏实体档案数字化、建立丰富的数字档案资源库及完整的电子档案索引目录,为用户提供准确、快速、实时的网络信息服务已成为城建档案发展趋势。我们将众多项目的数字化加工经验整合在一起,形成了完善的数字化加工服务体系和专业体系。

■ 服务特点

☆ 安全性:主要体现在人员、环境、设备和流程的安全管理等方面,采用必要的安全保障措施,切实做好安全保障工作;
☆ 专业化:根据项目特点提供专业化团队、设备和系统,实现专业化管理;
☆ 流程化:实时记录项目进展情况,明确各环节责任,便于项目经理及客户实时监督管理。


■ 项目管理

☆ 资源配置:评估用户需求,对项目人员、设备、场地进行配置;
☆ 安全管理:从人员(包括工作人员、非工作人员)、现场(包括现场档案资料、设备、消防设备等)各角度分析影响安全保密因素,保证档案的安全保密。

■ 质量管理:对影响项目质量的各因素进行全面分析,制定、实施质量保证措施。
■ 进度管理:制定项目总体进度计划,分析影响进度因素并制定各阶段进度保障措施,保证项目如期完成。
■ 加工现场管理:对现场人员考勤、场地环境、加工硬件设施、非工作人员等进行管理,为数字化加工提供安全、整洁、有序的工作环境。
■ 项目监控:项目经理实时了解项目质量和进展,以便在项目明显偏离计划时,采取纠正措施。

 

◆数字化加工整体流程

为保证数字化项目的质量和效率,城建档案数字化加工流程主要包括以下16个工作环节:

1)档案整理流程:对实体档案进行查卷、档案预整理(由项目组档案整理员按照年代倒推的方式核对“宗地号”等信息)、档案拆卷、裱糊、录入、校对、装订等整理工作;

2)档案数字化流程:对档案进行扫描、图像处理、数据挂接、数据校验、光盘刻录、数据上线等加工工作,最终形成完整的电子档案目录库、原文库、全文库、多媒体库。