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浅谈成都档案整理的分类方案

来源:正汇文档 发布时间:2018-10-23 16:13:22 访问量:199

成都档案整理是一项很重要的工作也比较复杂,以下就是小编为你整理的分类方案,这样在以后整理档案时就不会出错了,一起来看一下吧。

成都档案整理

1.办公室应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

2.归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。

a)按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。

b)按机构分类将文件按其形成分类。采用机构分类的,应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类,涉及多部门形成的归档文件,归入文件主办部门。采用问题分类的,应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

c)按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。

3.排列

a)归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。

b)同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。

c)会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

4.编号

a)归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“·”隔开。如“DX-01·2017-Y-XZ-0001

5.档号按照以下要求编制:

a)全宗号:DX

b)档案门类代码·年度:归档文件档案门类代码由。年度为文件形成年度4位阿拉伯数字标注公元纪年,2017c保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码YD30D10”标识。

d)机构(问题)代码:机构(问题)代码采用2位汉语拼音字母,如行政办公室代码“XZ”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。

e)件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用0补足,0026

f)归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

g)档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构按照

6.编制

页数用阿拉伯数字标识。为便于识记,归档章保管期限也可以使用“永久”30年”10年”简称标识,机构(问题)也可以用“办公室”等规范化简称标识。

7.编目

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。

成都档案整理时运用到以上方案是不是就觉得容易得多了呢。

成都档案整理


 


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