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成都档案管理为大家科普民营企业档案工作的重要性

来源:正汇文档 发布时间:2018-10-23 16:22:04 访问量:196

民营企业档案重要吗?当然的,如果你不重视起来的话,可能会引起很严重的后果。

1.档案管理工作信息化水平低


在信息时代的今天,档案作为重要的信息资源,它的价值越来越引起社会广泛重视。但在实际工作中,由于民营企业信息化水平参差不齐,档案管理手段相差悬殊,虽然少数信息化水平较高的企业已初步实现档案信息化、信息一体化,但大量小型民企档案工作尚处于 “抽屉式” 手工管理阶段,因受到时间和地域的限制,档案信息往往不能及时为用户所用,不能满足信息化社会人们对信息 “广、快、 精、 准” 的要求,不能真正实现档案信息资源共享。


2.档案信息资源管理体制尚未形成


民营企业大多属于 “家族式” 管理模式的企业,他们将形成的档案材料,尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心档案,往往掌握在家族 “少数” 人手中,实行 “封闭” 管理。形成的合同档案、 会计档案、 文书档案、 人事档案等不是集中在档案部门管理,而是分别保存在不同部门,这种分散、无序的管理体制,造成了档案信息管理不系统、 不规范,特别是这些档案的管理者,一旦与企业发生利益冲突,就会以占有核心档案为条件,要挟企业,造成企业管理的被动,甚至会导致企业重要档案流失,造成无法弥补的损失,危及企业的生存。


3.档案管理人员知识服务意识淡薄


在传统档案工作中,民营企业档案管理人员忠实地保管着档案,被动地为用户提供档案,而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、 知识的难题留给用户自己去解决。 在利用档案信息和知识创造价值的过程中,民企档案管理者知识服务的意识淡薄,只是坐在凄凉冷清的文件办公室或静寂的档案架前,无所作为,甚至导致档案散乱或流失。


4.档案管理无法应对电子文件的冲击


知识经济时代,信息化建设使得企业在各项生产、经营、 管理活动过程中形成的实体文件越来越少,取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集管理易逝的、 流动的、 脆弱的电子文件。 许多民知识管理视角下民营企业档案工作研究企档案机构和人员面对电子文件的涌现,采取 “鸵鸟政策” ,固守传统的档案实体管理模式。面对信息技术发怵,无法应对电子文件的冲击,任由电子文件自生自灭,结果造成大量的档案资源流失,甚至有的档案人员只保管有领导签字盖章的重要纸质文件,对电子文件一概不管,致使部分员工离职时随意拷贝甚至删除公司电脑中的电子文件。民企档案管理面临上述困境的根本原因在于传统档案管理无法适应外部环境的急剧变化,从知识管理角度审视企业档案工作,可以为民企档案管理变革提供新的思路,即通过挖掘企业档案的知识价值,为民企创造经济效益和社会效益,以适应现代企业制度建立和市场竞争日益激烈的要求。

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