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档案为什么要外包?

来源:正汇文档 发布时间:2019-11-14 9:30:41 访问量:289

档案管理的工作内容包括:档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。档案外包服务的核心服务就是对应档案管理的工作内容而来,针对实物档案和电子档案两种载体,提供以档案保管为中心的档案全周期的各项服务,包括:软件研发、影像扫描、数据处理、档案整理、信息录入、档案存储、档案调阅、数据报表统计和决策支持。

只有拥有大量实体、电子档案或大量数据的企业,才会有以上档案外包服务的需求,这样的公司主要集中在:全国性金融机构、全球五百强企业,大型央企、全国性集团企业和医疗机构。


在给以上企业提供服务的过程中,博泰文档了解到,档案存放空间不足是促使大多数企业不得不外包的主要原因。而在长期合作的过程中,博泰文档的客户也开始意识到,档案外包服务不仅能大大缓解存放空间不足的问题,而且还有以下的好处:


节约:在大型企业中,为了做到海量档案的有效管理,需要花费大量的成本配备档案存储空间、存储设施、防火防水等防护设施、温湿度控制设备、防盗防闯入设备、专业管理人员、软件系统及计算机硬件设备等。在档案外包服务中,各企业不再需要再做以上的投入,只需要付出档案服务费用即可享受全流程的档案服务,成本节约比例高达40%-80%。

安全:完善的库房防火、防盗、防潮、防水、防虫、防尘、防光、防污染的八防设施,可以有效降低环境对于档案载体本身的影响;严密的安防设施、完善的管理制度和强大的管理系统,保证档案信息不会外泄;由专业的档案外包公司负责档案的管理,分担档案风险,保证业务链条安全。

方便:简化自我管理流程,快速满足存储、调阅、销毁的所有需求;专业的档案管理系统,可以自动提示有哪些档案到了销毁年限,哪些档案触及了调阅时效警戒线还未归档;对档案的历史数据进行全程的保存,方便相关人员进行管理或进行进一步的数据挖掘;细致而又清楚的核算账单,方便进行多部门的账目分担和资金核算。

高效:大大节约档案调阅的所需时间,查找只需5分钟,3小时可完成调阅;优化职场配置,使企业的管理资源得以释放,职能优化,减少设备的重复投入,优化设备使用率,减少设备闲置率,并能很好地应对业务档案增长增加管理难度的问题;能够统一和固化管理规范,强化内部控制和风险防御,进一步提高总公司集中管控的力度和效率,提高管理水平。


可见,档案外包可以在为企业节约档案管理成本的同时,提升档案管理水平。档案外包服务已逐渐被各大集团公司、央企和世界500强企业采用,档案外包将成为一种主流的企业档案管理趋势。


 


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